Köpa tid innan du levererar dåliga nyheter på ett möte

Vi har alla varit där: ett möte där du behöver leverera mindre positiva nyheter. Kanske är det en projektförsening, ett oväntat problem eller ett mål som inte kommer att uppnås. Detta är tuffa ögonblick för alla professionella.

I sådana situationer kan hur du kommunicerar problemet ofta vara viktigare än själva problemet. Att helt enkelt direkt ange problemet kan ibland uppfattas som defensivt, eller till och med som om du kommer med ursäkter.

Särskilt i engelskspråkiga affärsmiljöer är det avgörande att etablera en uppriktig attityd av ärlighet och öppenhet för att upprätthålla förtroende. Din publik kommer att uppskatta din uppriktighet redan innan de hör detaljerna om problemet.

Det är här en kraftfull inledande fras kan rädda dagen och bygga förtroende. Ett av de mest effektiva sätten att signalera din integritet och förberedelse är att säga: "I want to be transparent about something."

När du använder "I want to be transparent about something," signalerar du omedelbart några nyckelsaker. För det första indikerar du att du inte döljer någon information. För det andra tar du ansvar och visar att du är beredd att dela hela bilden.

Du kan till exempel börja med att säga: "Good morning, everyone. I want to be transparent about something regarding the Q3 product launch timeline. We've encountered an unforeseen challenge with supplier logistics, which will impact our original schedule." Detta förbereder din publik för nyheterna på ett konstruktivt sätt.

Kärnlektionen här för affärsengelska-elever är att förstå kraften i en inledande anmärkning, särskilt när innehållet är negativt. Det handlar inte om att mildra slaget; det handlar om att etablera förtroende och visa professionellt ansvar.

Genom att börja med ett sådant tydligt uttalande om avsikt förvandlar du handlingen att dela ett problem från en uppfattad risk till en möjlighet att bygga starkare förtroende med ditt team och dina intressenter. Denna lilla fras gör stor skillnad.